Mit der Einführung eines DMS/Archiv Systems kann eine systematische Ablage in Kunden- oder Projektdossiers erheblich verbessert werden.Dank vordefinierter Ablageparameter sind keine Falschablagen mehr möglich. Dokumente werden automatisch anhand vordefinierter Regeln richtig Berechtigt und korrekt in die Ablagestruktur eingefügt.

Durch die Integration von externen Daten aus z.B. Ihrem ERP/CRM System können automatisch weitere Zusatzinformationen (Metadaten) zu Ihrem Dokument abgelegt werden. Vordefinierte Lebenszyklen helfen Ihnen Projekte die Abgeschlossen sind zu Archivieren und so in der aktiven Ablage wieder Platz zu schaffen. Dies ermöglicht Ihnen eine effizientes Arbeiten und optimale Suche bzw. Reporting auf Ihre Dokumente.

Eine Intranet (unternehmensinterne Webseite) oder ein Extranet Webseite (für Kunden/Partner) dient primär zur Präsentation von Dokumenten und Information welche für den jeweils angemeldeten Benutzer relevant sind. Dessen Einstiegsseite sollte so konzipiert sein, dass Sie auf einen blick auf alle für den Anwender wichtigen Informationen zugreifen können. Durch gezielte Berechtigungsvergaben werden bereichs- oder rollenabhängige Inhalte auf der Webseite angezeigt.

Services wie Dropbox, Google Drive und OneDrive sind Cloud-Synchronisierungstools, die Dateien auf Ihrer Festplatte speichern und diese  in der Cloud sichern. Sie müssen Ihre Dateien auf Ihrem Gerät behalten, um auf diese zuzugreifen zu können. Kurz gesagt, sie sind ein File-Synchronisierungstools.

Stellen Sie sich nun einmal vor, eine grosse Anzahl von vertraulichen Unternehmensdokumenten würden in Ihre Cloud synchronisiert und somit verfügbar auf vielen Endgeräten und dann müssten Sie einige dieser Dokumente sofort vernichtet bzw. löschen! Die Dokumente werden erst wieder von den Endgeräten gelöscht wenn diese mit der Cloud verbunden werden. Im schlechtesten Fall gar nie.
Was für ein Alptraum!

Oft reichen die "normalen" Berechtigungsmodelle welche ein Filesystem hergibt nicht mehr aus.  Vielleicht möchte man ganz einfach Berechtigungen auf Ordner oder Dokumente automatisch vergeben lassen, ohne dass die IT immer dazu bemüht werden muss. Oder man möchte Ordner unabhängige Berechtigungsmodelle fahren, ohne die Übersicht zu verlieren?

Regelbasiertes Berechtigungssystem

Durch unser regelbasiertes Berechtigungssystem kann mit minimalem Aufwand ein sehr komplexe s Berechtigungsmodell erstellt werden, welche sonst manuell gar nicht machbar wäre.