Services wie Dropbox, Google Drive und OneDrive sind Cloud-Synchronisierungstools, die Dateien auf Ihrer Festplatte speichern und diese  in der Cloud sichern. Sie müssen Ihre Dateien auf Ihrem Gerät behalten, um auf diese zuzugreifen zu können. Kurz gesagt, sie sind ein File-Synchronisierungstools.

Stellen Sie sich nun einmal vor, eine grosse Anzahl von vertraulichen Unternehmensdokumenten würden in Ihre Cloud synchronisiert und somit verfügbar auf vielen Endgeräten und dann müssten Sie einige dieser Dokumente sofort vernichtet bzw. löschen! Die Dokumente werden erst wieder von den Endgeräten gelöscht wenn diese mit der Cloud verbunden werden. Im schlechtesten Fall gar nie.
Was für ein Alptraum!

Hingegen ist ein Dokumenten Management System  was ganz anderes und einiges mehr als "nur" ein File-Synchronisierungstools.
Es ist ein unternehmensweites Dokumenten Management System (DMS) welches Ihre Dokumente meist zentral an einem Ort speichert.

Ihre Mitarbeiter greifen über diverse Endgeräte immer auf das zentrale DMS System zu. So wird gewährleistet, dass Sie immer auf die aktuellen Dokumente zugreifen bzw. keinen Zugriff mehr auf gelöschte Dokumente erhalten. Ein DMS System bietet ausserdem viel mehr Funktionen (wie Indexierung, Suche, Sperren und Versionieren von Dokumenten, automatisches setzen von Lebenszyklen wie  -Archivieren oder Löschen von Dateien, ausgeklügelte  Berechtigungsmodelle und vieles mehr) als nur eine einfache Online-Speicherung.

Vorgegeben Ablagestrukturen (Wie .z b. Projekt oder Kundendossiers) sowie Dokumententitel müssen in den Fileshare Tools manuell angelegt bzw. benannt werden. zu einem Dokument können keine weiteren Zusatzinformationen hinterlegt werden welche z.B. auf ein bestimmtes Thema wie z.B. Sprache, Projektnummer usw. hinweist.

Typischerweise sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) so aufgebaut, dass sie den Lebenszyklus eines Dokuments oder einer beliebigen Datei verwalten, welche irgendeine Form von Management erfordert (z. B. Indexierung / Suche, Teilen, etc.).
Wir geben zu, dass es mittlerweile sehr viele einfache und preiswerte Cloud-Speicher gibt und die sind auch ziemlich gut ... doch diese sollten Sie nur für den persönlichen Gebrauch wie das Speichern von Videos, Filmen, Musik.nutzen.