Ablage

Mit der Einführung eines DMS/Archiv Systems kann eine systematische Ablage in Kunden- oder Projektdossiers erheblich verbessert werden.Dank vordefinierter Ablageparameter sind keine Falschablagen mehr möglich. Dokumente werden automatisch anhand vordefinierter Regeln richtig Berechtigt und korrekt in die Ablagestruktur eingefügt. Durch die Integration von externen Daten aus z.B. Ihrem ERP/CRM System können automatisch weitere Zusatzinformationen (Metadaten) zu Ihrem Dokument abgelegt werden.

Vordefinierte Lebenszyklen helfen Ihnen Projekte die Abgeschlossen sind zu Archivieren und so in der aktiven Ablage wieder Platz zu schaffen. Dies ermöglicht Ihnen eine effizientes Arbeiten und optimale Suche bzw. Reporting auf Ihre Dokumente.

Zugriff/Finden

Ein DMS System beherrscht normalerweise das Visualisieren von mehreren Ablagepfaden. So können Sie Ihre Kreditorenbelege z.B. sowohl in der Fibu, zum Kunden oder/und auch zu einem Projekt automatisch Verlinken lassen. Die Suche nach Dokumenten, E-Mails oder Belegen wird erheblich vereinfacht, da Sie nun über eine Benutzeroberfläche darauf zugreifen können. Die integrierte Volltextsuche zeigt Ihnen Suchresultate innert wenigen Sekunden an, auch mit Treffern welche in Ihren Dokumenten gefunden wurden.
Umfangreiche Reporting-Funktionen ermöglichen Ihnen gezielte Auswertungen über Ihre Dokumente.
(So z.B. die Anzahl der Verträgen pro Thema oder die neusten 20 Angebote usw.)

Entwenden von Daten (Datenklau)

Eines der viel gestellten Fragen ist "wie kann ich mein Unternehmen von Datenklau schützen"?

Dokumente welche mit dem Filesystem/Explorer zugänglich sind, können sehr einfach entwendet werden.

Es reicht ein simples "Kopieren und Einfügen" auf einen Memorystick und Ihr wertvolles Wissen ist bei der Konkurrenz.

Ein Dokumentenmanagement System kann dies durch entsprechende Sicherheitseinstellungen verhindern. 

Infrastruktur/Sicherheit

Ein gutes DMS System beinhaltet ein ausgeklügeltes Sicherheitssystem, welches Regelbasierte Berechtigungen unabhängig von der Ablagestruktur ermöglichen. So könnten z.B. Alle Verträge oder Offerten unabhängig der Ablagestruktur eine bestimmte Berechtigung erhalten. Sperrmechanismen verhindern das gleichzeitige Arbeiten an einem Dokument damit Versionenkonflikte vermieden werden. So wissen Sie immer, ob und wer gerade an einem Dokument arbeitet.  Die integrierte Dublettenkontrolle stellt sicher, dass ein Dokument (falls so eingestellt) nur einmal abgelegt wird. Das spart Speicherplatz und garantiert Ihnen, dass Sie immer mit dem richtigen Dokument arbeiten. Das ablegen Ihrer E-Mails im DMS entlastet so Ihren Mailserver und macht so Ihr gesamtes E-Mail System schneller und robuster. Eine Versionskontrolle erlaubt Ihnen jeder Zeit wieder auf eine vorhergehende Version eines Dokumentes zurück zu greifen.

Basisinfrastruktur für dokumentenzentrische Anwendungen

Die zentrale und geordnete Ablage aller geschäftsrelevanten Dokumente und E-Mails sind eine optimale Grundlage für viel wichtigen Anwendungen. Egal ob Vertragsverwaltung, Wissensdatenbank,Intranet-/Extranet-, Projektportal, Personaldossier oder QMS/ISO Handbuch, alle diese Anwendungen haben alle was gemeinsam. Sie verwalten alle wichtige Objekte (Dokumente, Pläne, Belege oder E-Mails) welche für das Unternehmen eine besondere Relevanz haben. Wieso dann nicht all diese Objekte in einem zentralen DMS verwalten?

Gesetzes Konformität

Als guter Letzt kommt noch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften dazu